كيف يتعامل المدير مع الموظفين؟

تعد الإدارة مسؤولة عن زيادة مهارات الأفراد، وجودتها أو سوؤها قد يؤثر على الاحتفاظ بالموظفين وإنتاجيتهم وإبداعهم، وحتى قد تؤثر على صحة الموظفين الجسدية والنفسية، لذلك من الضروري أن يكون المدير مديرًا فعالًا يعمل وِفقًا لخطوات متزنة ومدروسة حتى يُحقق الإدارة الناجحة والقيادة المثالية.^[١]

كيف يتعامل المدير مع الموظفين

تختلف طرق تعامل المسؤولين والمدراء مع الموظفين باختلاف شخصياتهم واختلاف التحديات التي يواجهونها، ولكن نذكر فيما يلي أبرز الطرق العامة لتعامل المدراء مع الموظفين:^[٢]

• التواصل بفعالية: فعلى المدير أن يكون متواصلًا فعالًا لأن إيصال المطلوب منهم بطريقة صحيحة يُنجز نصف المهام، إضافةً إلى الإصغاء لهم، وأن يكون المدير متسقًا عند تقديمه للتعليقات السلبية والإيجابية، وأن يكون متاحًا للموظفين عند حاجتهم إليه، ويُشاركهم أحاديث هادفة ليبقى على اطلاع مستمر لكيفية أداء الموظفين وإظهار الاهتمام لهم، ومن الضروري تبسيط المهام لهم بوضوح وبطريقة تسهل عليهم إدراكها.
• إدارة التغيير: فالتغيير أمر لا بد منه في الحياة عمومًا، ويمكن أن يؤثر على مكان العمل بطريقة كبيرة وتنتج عنه إمّا عواقب وخيمة، وإما تأثيرات أكثر إيجابية، وتقع كامل المسؤولية في هذه الحالة على القائد، كما يمكن إدارة التغيير من خلال الدعم وتزويد الموظفين بمعلومات تساعدهم على فهم كيفية تأثير التغيير عليهم، وإعلامهم بأسباب اتخاذ قرار التغيير.
• إدارة الأداء: وتتم هذه الإدارة من خلال سلسلة من الإجراءات المتخذة لتطوير بيئة العمل حتى يتم فيها تمكين الموظفين لأداء أفضل ما لديهم، وإدارة الأداء يجب أن تكون مستمرة ومتواصلة وتتم في كل خطوة من خطوات العمل طوال الحياة المهنية، كتوفير التعليم المستمر، وتقديم التعليمات والملاحظات باستمرار، وتوفير فرص للتطوير الوظيفي وغيرها.
• التعامل بمهارة: خاصةً مع الإجراءات التأديبية، فمن الضروري أن يتبع المدير خطة عمل تأديبية محددة تتخذ تصعيدًا في خطوات التصحيح والعواقب؛ فمثلًا تبدأ بالتدريب اللفظي، والتنبيه الكتابي، والتعليق، وبالنهاية التسريح، إضافةً لأهمية مناقشة الموظف، وأن يكون المدير واضحًا بشأن العواقب.

كيف يتعامل المدير مع مشاكل الموظفين؟

مشاكل الموظفين هي دائمة ومستمر لا تتوقف، يحتاج المدير دومًا إلى خطوات ثابتة للتعامل معها على اختلافها نذكرها فيما يلي:^[٣]

• الاستماع: وهي الطريقة المثلى لفهم المشكلة أو الموقف، لأن المدير بهذه الطريقة يفهم وجهة نظر الموظفين، وبمجرد أن يشعر الموظف بالاهتمام وبأنه مسموع سيُقدم على التحدث عن المشكلات التي يواجهها والتي يحتاج لمعالجتها مع المدير.
• تقديم الملاحظات على السلوكيات بوضوح: إعطاء الملاحظات الفعلية وبطريقة صارمة من أكثر الطرق التي ستساعد المدير في إدراة المشكلات، إضافةً إلى أنها تقلل من دفاعية الموظف، وتمنحه معلومات محددة يحتاجها ليُحسن من أدائه الذي سبب المشكلات.
• التوثيق: والمقصود بالتوثيق هنا توثيق المشكلات والأخطاء التي قام بها الموظفون من خلال دلائل حتى يكون المدير قادرًا على حل المشكلات، ويجب أن يحتفظ بها في مستندات خاصة وبسجلات منفردة لكل موظف، وبغير هذه الطريقة سينسى ما أقدم عليه كل موظف ولن يتمكن من مواجهته بقوة.
• الشجاعة: قد يكون طرد الموظف من أصعب الأمور التي يمكن أن يُقدم عليها المدير، ولكن إن وصل إلى هذه النقطة فيجب أن يفعلها بطريقة صحيحة، وأن يفعلها هو بنفسه، ولا يؤجل الأمر أو يختلق الأعذار.

أنواع الموظفين وكيفية التعامل معهم

فيما يلي نذكر أنواع الموظفين في بيئة العمل وكيفية التعامل معهم:^[٤]

• الموظف السلبي: وهو أكثر أنواع الموظفين إحباطًا والتعامل معه ليس بالأمر السهل، فهو لا يستجيب للأوامر بسرعة، وإن تعامل المدير معه بإصرار قد لا يحترمه، كما من الضروري التعامل معه بهدوء وصبر لأنه يُتقن الإنكار والكذب، لذلك من الضروري أن يحافظ المدير على الهدوء حتى لا ينتقل هذا الإحباط له، ويجب أن يكون إيجابيًا ومتفائلًا عند التعامل معه.
• الموظف الكسول: وهو الموظف الذي يمتلك مهارات ومؤهلات وخبرة كافية لكن أداءه ضعيف، وقد يكون السبب فقدان الحافز أو عدم ملاءمة البيئة لاحتياجاته، ومن الضروري التعامل ومعالجة الأمر فورًا مع هذا الموظف، والتأكد من فهمه لدوره في العمل، وتوضيح التوقعات المرجوة منه.
• الموظف المُهمِل: لا يتحمل هذا النوع من الموظفين المسؤولية ويختلق الأعذار دائمًا ويتهرب من حملها، وقد يكون السبب لهذا السلوك خوفه من الفشل أو تعرضه للعقاب وهذا ما يجعله غير قادر على مواجهة التحديات، لذلك على المدير أن يُشعره بالأمان ويخبره بإيمانه بقدراته، ليُدرك مصلحته ويتطور وظيفيًا، ويحاول أن يتقدم.
• الموظف العدائي: قد يسبب هذا الموظف خصومات واحتكاكًا بين أفراد الفريق الواحد، لذلك من المهم أن يفهم المدير تفاصيل المواقف العدائية التي يُحدثها، ويبحث في الأسباب الجذرية لها، وعدم السماح لهذا الموظف بإثارة غضب باقي الموظفين.

دور المدير ومهامه

تتلخص مسؤوليات المدير ومهامه في النقاط التالية:^[٥]

• التوظيف.
• تدريب الموظفين الجدد.
• تدريب وتطوير الموظفين الحاليين.
• التعامل مع مشاكل الأداء والإنهاءات.
• دعم حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• إجراء تقييمات الأداء في الوقت المناسب.
• ترجمة أهداف الشركة إلى أهداف وظيفية وفردية.
• مراقبة الأداء والشروع في العمل لتعزيز الإنتاج.
• مراقبة ومراقبة المصروفات والميزانيات.
• تتبع نتائج بطاقة الأداء والإبلاغ عنها للإدارة العليا.
• التخطيط وتحديد الأهداف للفترات المستقبلية.

صفات المدير الناجح

للمدير الناجح سمات وعلامات عدة نذكر بعضًا منها كما يلي:^[٦]

• الإخلاص والأمانة.
• امتلاك مهارات اتصال فعالة.
• الحزم والقوة.
• جدير بالثقة.
• المسؤولية.
• مُبدع.
• مُتفائل.
• مُلتزم.
• مُمثل جيد.
• ذو خيال ورؤية بعيدة.

أهمية التعامل الصحيح مع الموظفين

بيئة العمل الناجحة والمثالية تتمثل بإدارتها الجيدة والصائبة لموظفينها وفيما يلي سنذكر أبرز النقاط التي توضح أهمية هذه الإدارة الصحيحة للموظفين:^[٧]

• المحافظة على الموظفين المخلصين: أغلب الموظفين المميزين والذين لا يملكون علاقة ودية بينهم وبين مدرائهم هم أكثر عرضة لمغادرة مكان العمل، لأن شعور هذا الموظف بالراحة مع صاحب العمل، وشعوره بالتقدير من قبله سيجعله أكثر إخلاصًا ووفاءً.
• تقليل المشكلات في مكان العمل: ستتلاشى الخلافات عند تعزيز المتعة والراحة في التعامل بين الموظفين ومديرهم، ومكان العمل الهادئ هو أحد أهم الأسباب لنجاح العلاقة بين المدير والموظفين.
• زيادة الإنتاجية: كلما كانت العلاقة بين المدير والموظف إيجابية زادت إنتاجية الموظفين، وزادت إيرادات الشركة، وعند شعور الموظف بالسعادة في العمل، سيبذل قصارى جهده في الإنجاز.

نصائح عن كيفية تعامل المدير مع الموظفين

تحتاج إدارة الموظفين لبعض النصائح الثابتة، نذكر بعضًا منها فيما يلي:^[٨]

• الاستماع: من الضروري أن تكون الخطوة الأولى في الإدارة التواصل مع الموظف بكل الطرق والوسائل المختلفة، والانتباه له، وتدوين ملاحظاته.
• فصل المشاكل التي يعاني منها الموظف: فالموظف يعاني من مشاكل شخصية في مكان العمل غير مؤثرة بالعمل لكن مؤثرة بالموظف، بالإضافة إلى مشاكل تنظيمية تتعلق بنظام العمل، لتوفير الاستجابة اللازمة والمناسبة.
• الموازنة بين الثناء والنقد بحكمة: فقد يفقد الثناء المستمر قيمته، وقد يرهق تقديم النقد السلبي الموظف.