تأتي كلمة "إتيكيت" من الكلمة الفرنسية "استيك" وتعني الالتصاق، ويشير إلى متطلبات السلوك وفقًا لتقاليد المجتمع، ويشمل السلوك السليم الذي تبعه أفراد المجتمع في مناسبات مختلفة، بما في ذلك الاحتفالات، والمحكمة، والمناسبات الرسمية، والحياة اليومية، بمعنى آخر هي عبارة عن القواعد التي تشير إلى الطريقة الصحيحة والمهذبة للتصرف، أو السلوك والإجراء الذي تتطلبه التربية الجيدة، أو الذي تحدده السلطة ليتم مراعاته في الحياة الاجتماعية أو الرسمية.[١]
إتيكيت التعامل مع زملاء العمل
لا تُجرِ محادثات شخصية على مكتبك
إذا كان لا بد من إجراء محادثة هاتفية خاصة أو شخصية أثناء وجودك في العمل، فحاول عدم إجراء محادثة على مكتبك حيث يمكن للآخرين سماعك، إذ يوجد في العديد من أماكن العمل غرف اجتماعات يمكنك استخدامها لإجراء مكالمات هاتفية، وخلاف ذلك قد يكون من الجيد الخروج، ويمكن أن يؤدي إجراء محادثة شخصية في مكتبك إلى تشتيت انتباه زملاء العمل القريبين منك.[٢]
لا تخف من طرح الأسئلة
سيساعدك طرح الأسئلة بغض النظر عن مدى أهميتها في توضيح التوقعات وتجنب إكمال مشروع بأكمله بشكل خاطئ.[٢]
لا تتحدث عن زملائك في العمل أو رئيسك في العمل
النميمة هي واحدة من الخطايا الأساسية للعمل المكتبي، سواء أكنت تميل إلى الحديث عن رئيسك في العمل، أو زميلك، أو عن الشركة ككل، فأنت لا تؤذي أي شخص سوى نفسك عندما تفعل ذلك، حيث يمكن للنميمة تصويرك كشخص لا يمكن الوثوق به، أو شخص لا يحب العمل بشكل جماعي، وهذا لن يساعدك في الوصول إلى أهدافك المهنية.[٢]
كن مُسْتَعِدًّا لمساعدة زميلك في العمل
إذا طلب منك أحد زملائك في العمل المساعدة في إكمال مهمة ما، فيجب أن تقول نعم طالما أنك تشعر أنه يمكنك مساعدته بشكل واقعي، مع الالتزام أيضًا بالمواعيد النهائية الخاصة بك.[٢]
إتيكيت المراسلة الإلكترونية مع زملاء العمل
فيما يلي بعض النصائح فيما تتعلق بالمراسلات بين زملاء العمل:[٣]
- عليك كتابة عنوان لموضوع البريد الإلكتروني.
- استخدم دائمًا التحية المناسبة، بمعنى إذا كنت تكتب إلى زميل مقرب، فمن المحتمل أن تكون كلمة "مرحبًا" غير الرسمية كافية، ولكن إذا كنت تكتب إلى شخص لا تعرفه جيدًا، فأضف دائمًا تحية رسمية ومقدمة.
- احذر من الأقوال أو العبارات العامية المضحكة، بدلاً من ذلك اجعل رسائلك الإلكترونية دقيقة وواضحة قدر الإمكان.
- اذكر دائمًا الإجراء المطلوب بشكل واضح في حال استخدمت بريدك الإلكتروني لتعميمه، إذ إنه يمكنك حتى كتابة هذا بخط غامق، أو كتابة تاريخ استحقاق، أو الإجراء المطلوب بخط مائل حتى يكون واضحًا.
- قم دائمًا بالرد في غضون 24 ساعة، حتى لو كان ذلك للإقرار برسالة بريد إلكتروني، وشرح أنك ستعود برد مناسب خلال نطاق زمني محدد.
- خذ الوقت الكافي لإعادة قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك، وتأكد من أنها منطقية.
- لا تستخدم الرموز التعبيرية أو علامات التعجب المتعددة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.[٢]
- لا تستخدم "الرد على الكل" في البريد إلكتروني؛ وضع في اعتبارك ما إذا كان يجب تضمين جميع الأطراف التي تلقت البريد الإلكتروني في ردك أم لا، وكقاعدة عامة تعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بشكل احترافي للتواصل، وتأكد من أن المعلومات التي تشاركها مناسبة للزمان والمكان والأشخاص المعنيين.
إتيكيت الاجتماعات واللقاءات الرسمية مع زملاء العمل
عليك بمعرفة موضوع الاجتماع والقدوم محضراً له
يرسل العديد من منظمي الاجتماعات رسائل بريد إلكتروني تحتوي على ملخص لجدول الأعمال، خاصة إذا كان اجتماعًا مع الكثير من الأشخاص والعديد من الموضوعات التي يريد المنظم مناقشتها، حيث يضمن جدول الأعمال سير الاجتماع بسلاسة وكفاءة، وقد يطلب أيضًا من الحاضرين إحضار أوراق لتدوين الملاحظات، أو تقديم اقتراحات أو أفكار تتعلق بموضوع ما.
تحدث بصوت مناسب بما فيه الكفاية
عندما تتحدث أثناء الاجتماع، تأكد من التحدث بصوت عالٍ وواضح حتى يتمكن الجميع من سماعك، فهذا يعكس الثقة ويجعلك تبدو أكثر احترافية، كما أنه يضمن أن يسمع الجميع أفكارك ويمكنهم الاستجابة وفقًا لذلك.
استمع بعناية وشارك
تعتمد إنتاجية الاجتماع على استماع المشاركين جيدًا للآخرين والمشاركة بنشاط في المناقشات، حيث يمكنك ممارسة الاستماع النشط عن طريق الإيماء، أو إعادة صياغة ما يقوله الشخص الآخر لإظهار التفهم أو التعبير عن قلقك أو طرح أسئلة محددة واستقصائية، بالإضافة إلى إظهار أنك تحترم آرائه وتريد سماع ما يقوله، فإن الاستماع النشط يساعدك في الحفاظ على تركيزك وتقديم ردود أكثر جدوى، واتبع قواعد اللباس التي تُفرض على الاجتماعات داخل المكتب.
كن دقيقاً في المواعيد والوصول إلى الاجتماع في الوقت المناسب
يُظهر التواجد في الوقت المحدد للاجتماعات النضج والمهنية والاحترافية لبقية الحاضرين في الاجتماع، ويعد القدوم مبكرًا ببضع دقائق أفضل حتى تتمكن من الجلوس والوقوف قبل بدء الاجتماع، فإذا وجدت نفسك متأخرًا عن الاجتماع، فاعتذر من الجميع واجلس في مقعدك وركز على المناقشة على الفور.
أخطاء يجب تجنبها في قواعد الإتيكيت مع زملاء العمل
إليك ما يلي بعض هذه الأخطاء:[٤][٥]
- انتقاد الآخرين علناً، ويمكن أن ينعكس عليك بشكل سيئ، ويجعل الزملاء يشعرون بالتقليل من قيمتهم، حيث أن التعرض للتوبيخ من قبل موظف آخر أمام الآخرين يمكن أن يجعل الشخص يشعر بالإحباط والإهانة.
- استخدام رائحة عطر قوية، إذ يجب الاحتفاظ بعطورك القوية والثقيلة لما بعد العمل، إذ إنه قد يعاني بعض الأشخاص من حساسية تجاه العطور القوية والعطور بشكل عام، مما يجعل من الصعب عليهم العمل بفعالية.
- عدم تعريف الأشخاص ببعضها؛ بمعنى عندما تكون مع شخصين لا يعرف أحدهما الآخر، يجب عليك دائمًا تقديمهما؛ وإذا كنت لا تتذكر أيًّا من أسمائهم فقل بأدب شيئًا ما مثل؛ "أنا آسف على النسيان، أعلم أننا التقينا من قبل، لكن لا يمكنني تذكر اسمك"، ثم استخدم اسم الشخص أثناء المقدمة وبعد ذلك في المحادثة.
- استخدام هاتفك سواء لإرسال رسالة، أو التحدث بمكالمة أثناء تواجدك مع أشخاص.
- عدم مجاملة الآخرين، حيث أنه يجب عليك إظهار الاحترام لجميع المتواجدين حولك، سواء أكنت في اجتماع، أو في الشركة بين زملائك.[٦]
المراجع
- ↑ Robin Bickerstaff Glover, "Understanding Etiquette and Manners", the spruce, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ^ أ ب ت ث ج Michele Richinick , "Workplace Etiquette: 21 Dos and Don’ts of the Workplace", Northeastern University, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ Charlotte Nicol , "Email etiquette: How can HR guide employees in effective remote communication?", Sage Advice, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ "5 COMMON OFFICE ETIQUETTE MISTAKES TO AVOID", Maple Event Group, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ Debby Mayne, "8 Most Common Etiquette Mistakes", the spruce, Retrieved 11/6/2021. Edited.
- ↑ ROB HARD , "Common Business Event Etiquette Mistakes to Avoid", The Balance Small Business, Retrieved 11/6/2021. Edited.
