الإتيكيت الوظيفي هو مجموعة من الممارسات والسلوكيات الاجتماعية والتجارية والتي نُص عليها في الأعراف الاجتماعية، بالإضافة إلى أسس السلوك الأخلاقي بين المهنيين؛ أي إظهار الأخلاق الحميدة لكون ما يسمى بالمجاملة العامة أصبح أقل انتشارًا، فالأخلاق وآداب السلوك هي مكونات أساسية للنجاح الوظيفي،[١] وتتركز الأخلاقيات والمهارات المهنية حول كيفية تقديم النفس أمام الناس ببراعة واحترافية للإثبات بأنك موظف يمكن الوثوق بك، أما بالنسبة للآداب المهنية تعني أن تكون مرتاحًا حول المهنيين وأن تجعل زملاء العمل مرتاحين حولك.[٢]
مهارات الإتيكيت الوظيفي
هناك العديد من المهارات للإتيكيت الوظيفي منها:[٣][٤]
- الحديث القصير: ليس من الصواب أن تُناقش مواضيع خارجية وحساسة مثل السياسة أو الدين في بيئة العمل، وعليك الانتباه عند توجيه الأسئلة التي قد تُعتبر شخصية للغاية؛ مثل: هل عندك أطفال؟
- المصافحة: المصافحة هي القاعدة الأساسية للقيام بمشاركة الأعمال المهنية، حيث تكون في أغلب الأوقات عند تحية شخص ما أو عند إنهاء اجتماع أو عند مغادرة الاجتماع، وعند المصافحة يجب أن تقوم باتصال قوي من خلال البصر التعريف بنفسك مثل؛ مرحبا أسمي هو، ويجب أن تكون المصافحة حازمة.
- اللباس المناسب: الإنسان بطبيعته كائن بصري، لذلك فإن الاهتمام بارتداء اللباس المناسب يُعطي انطباعًا ككلماتك وأفعالك، بالإضافة إلى أن الملابس المناسبة تبني آداب السلوك التي تمنح الآخرين الثقة بمدى مصداقيتك واحترافك، ومن الجدير بالذكر إلى أن للباس قواعد خاصة بحسب المناسبة؛ كمطابقة لباسك لقواعد الشركة للتعبير عن شخصيتك.
- انتبه للأسماء: عند التفاعل مع الناس فإن أول ما يجب أن تعرفه عن الشخص هو اسمه، فحفظ الأسماء يظهر مقدار الصدق لديك ومدى تفاعلك في المحادثة، وعند تذكرك للأسماء بسرعة كبيرة فإن ذلك يزيد من احترام الناس لك وإعجابهم بك أكثر في العمل، فعندها سيشعر الزملاء والموظفون بتقدير أكبر لك.
- قدم الآخرين: تؤدي مهارة التقديم القوية إلى زيادة فرص التطور المهني، كما يساعد الأمر أيضًا في تقوية العلاقات بين الزملاء وبتوسعة شبكة العمل، ويمكن ممارسة هذه المهارة عندما تلتقي بمجموعة جديدة من الناس عن طريق التعريف بهم وبمهامهم في الشركة مع مراعاة المستوى الوظيفي لكل منهم.
- الاتصال بالعين: يمكنه أن يكوّن التواصل البصري انطباعًا أوليًا رائعًا ومؤشرًا مهمًا لمهارات التواصل الفعال، إذ إن إجراء الاتصال بالعين والحفاظ عليه بأدب يكون بحسب المدة إما أن تكون طويلة بما يكفي لإظهار الاهتمام بزملاء العمل، أو بفترة قصيرة مناسبة لتجنب الانتقاد أو الإحراج.[٥]
- إظهار ردود على الانتباه: يجب إظهار ردود الأفعال من خلال الإشارات والتعابير أو الردود البسيطة، إذ تظهر هذه التعابير للناس بأنك تهتم بآرائهم وتقوم بتقديرها، وغالبًا يكون إظهار الانتباه متعلقًا بلغة الجسد، فيكون الاستماع إلى الآخرين من خلال استخدام إيماءات عديدة؛ مثلًا هزّ الرأس، أو الابتسامة، أو التعابير التي تُظهر ردود الأفعال.
- عدم المقاطعة: إن مقاطعة الآخرين أثناء الحوار والنقاش يُعد مُخالفًا لآداب الحديث، فاحترام الطرف الآخر وتجنب مقاطعته وعدم الانسحاب من النقاش يجعل التواصل بنّاءً أكثر، وعلى الموظف أن يحرص على ممارسة التدريب على الحوار لمعرفة أوقات الحديث المناسبة وأوقات الاستماع للطرف الآخر.[٦]
- الحفاظ على نظافة مكان العمل: يجب المحافظة على مكان العمل منظمًا للحصول على إنتاج مميز ضمن فريق العمل، ويجب على الموظف أن يتذكر دائمًا أن المكتب هو مكان مشترك بينه وبين فريق العمل في الشركة؛ أي أن تنظيم المكتب وتنظيفه بعد انتهاء وقت الدوام من السلوكيات المميزة، وذلك من خلال استخدام منظمات الكتب والتخلص من الحاجات غير الضرورية.
الإتيكيت الوظيفي مع المدير
توجد مجموعة من الطرق للإتيكيت الوظيفي مع المدير، منها:[٧]
- احترام الوقت: يجب على الموظف احترام الوقت، فهو يظهر انطباعًا جيدًا للمدير ويؤكد على مدى الالتزام بالمسؤوليات الموكلة له، كما يظهر صورةً عن احترام الموظف للمدير.
- المظهر: الاعتناء بالشكل الخارجي والنّظافة الشخصيّة يشكلان انطباعًا جيدًا عن رقي الموظف، كما لهما أهميّة كبيرة في تواصل الموظف مع المدير ومع الزّملاء وأيضًا العملاء.
- فهم الدوافع: على الموظف أن يفهم المدير ودوافعه وأفكاره وطريقة تحليله للأمور، وهذا الأمر يستدعي أن تقوم بمراقبة ردات فعل المدير اتجاه عمل الزّملاء وتعليقه على آرائهم، وهذا ما يسهل التّعامل مع المدير والتّواصل معه بشكل فعّال.
- وضع الحدود: احترام الحياة الشخصية للمدير وخصوصيّته، وذلك من خلال عدم التكلم عن شؤونه الخاصة أمام الموظفين الآخرين.
- وضع مسافة: عليك بترك مسافة مناسبة بينك وبين المدير أثناء التكلم معه.
- اللباقة في الحديث: التكلم مع المدير بلطف والابتعاد عن التّنمر والتّذمر والنّقد غير البناء، وعند وجود رأي معارض أو رأي بنّاء يجب التمهل في ذكره والتحدث بأسلوب لبق.
- تقبل النقد: يجب تقبل النقد الموجه للموظف إذا كان موضوعيًا والعمل على تصليحه.
- تجنب المزاح: أي بوضع الحدود بين المدير والموظف وعدم التّطاول أو المزاح بطريقة غير مناسبة، ويفضل الابتعاد عن المزاح بشكل كلّي وخاصة أمام الزملاء.
الإتيكيت الوظيفي مع زملاء العمل
فيما يلي طرق الإتيكيت الوظيفي مع زملاء العمل:[٨][٩]
- التعامل باحترام متبادل بين الزملاء.
- التعامل مع الجميع بالمساواة بعيدًا عن العرق أو الدين أو الجنس أو العمر.
- الانتباه إلى لغة الجسد ونبرة الصوت والسلوك.
- تجنب الانتقاد للزملاء باستمرار بشأن الأمور الصغيرة، أو التقليل من قيمتهم أو تحقيرهم أو تعاملهم مع الآخرين.
- القيام بتواصل مفتوح ويجب وضع بعين الاعتبار أن التواصل يدور حول أكثر من مجرد تبادل المعلومات، حيث تساعد مهارات الاتصال الجيدة الناس على التواصل مع الأشخاص بشكل جيد، وبناء الثقة والاحترام.
- القيام بدعم الموظفين الذين يواجهون صعوبة في العمل.
- التعامل مع الآخرين بطريقة محترمة وعاطفية.
- بناء العلاقات الجيدة المبنية على الاحترام مع كل شخص في الفريق.
- العمل في مجموعات متعاونة من الأشخاص لتحقيق هدف أو نتيجة مشتركة بطريقة فعالة.
- الاستماع الجيد إلى جميع أعضاء الفريق.
- القيام بأخذ أفكار الجميع بعين الاعتبار، وليس أفكارك فقط.
- العمل من أجل مصالح العمل ككل وليس فقط مصلحة واحدة.
الإتيكيت الوظيفي في الاجتماعات الرسمية
هناك العديد من الطرق للإتيكيت في الاجتماعات الرسمية، منها:[١٠]
- إرسال جدول أعمال الاجتماع عند القيام بدعوة الأشخاص للحضور ليتسنى لهم الاستعداد للمناقشة قبل الاجتماع.
- الانتباه إلى المناطق السكنية والالتزامات اليومية للأشخاص الذين تمت دعوته عند القيام بوضع موعد حتى لا يجبر أيّ شخص إلى حضور الاجتماع مبكرًا أو متأخرًا والحضور في الموعد المحدد.
- القيام بإعداد الطعام إذا تم تحديد موعد اجتماعك خلال وقت الغداء مثلًا.
- القيام بتقديم الأعضاء الجدد أو الذين يحضرون الاجتماع لأول مرة للموظفين الآخرين.
- وضع الهاتف في الحقيبة أو الجيب لتجنب التشتت أثناء الاجتماع.
- منْح الحاضرين في الاجتماع خمس دقائق للاستقرار قبل الحديث عن جدول الأعمال.
- وضع جدول أعمال واضح حتى يكون للأشخاص الوقت الكافي للتفكير في المشاركات والأفكار قبل التقديم.
- السماح بالتواصل لكل من يريد المشاركة في النقاش، أو القيام بالمشاركة بشكل دائري حتى يتمكن الجميع من المشاركة.
- الابتعاد عن النقاش بصوت مرتفع لتجنب إزعاج الأشخاص الذين يعملون من حولك.
- تجنب الخروج عن الموضوع الأساسي.
- احترام مساحة الآخرين.
الإتيكيت الوظيفي في المراسلات الإلكترونية
هناك العديد من النقاط لممارسة الإتيكيت في المراسلات الإلكترونية، منها:[١٠]
- الرد على الرسائل الإلكترونية الداخلية لمدة لا تزيد يوم واحد، ورسائل البريد الإلكتروني الخارجية لمدة لا تزيد عن ثلاثة أيام.
- الابتعاد عن استخدام علامات التعجب والوجوه المبتسمة بكثرة.
- استخدام الآداب الشخصية في الرد.
- الابتعاد عن مدح شكل شخص ما؛ لأن هذا قد يجعل الناس يشعرون بعدم الراحة.
- عدم الزيادة في الحديث والاختصار، إذ يجب أن يكون مناسبًا لحجم الحديث.
- إظهار الاهتمام بما تحتويه الرسائل.
أمور يجب تجنبها في الإتيكيت الوظيفي
هنالك بعض الأمور يجب تجنبها في الإتيكيت الوظيفي، منها:[١١]
- عدم الرد على الكل في سلسلة البريد الإلكتروني: يجب فهم الاختلافات بين النقر على "رد" و "الرد على الكل" عند الرد على رسالة بريد إلكتروني، ويجب الانتباه جيدًا ما إذا كان يجب جمع جميع الأشخاص الذين تلقوا البريد الإلكتروني الأولي في ردك أم لا، فقد تقوم بإحراج نفسك إذا قمت بالرد على الكل لأن المؤسسة جميعها ستقرأ التفاصيل التي كان من المفترض فقط مشاركتها مع شخص واحد، وتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك كشكل احترافي للتواصل، وتأكد من أن المعلومات التي تشاركها مناسبة للزمان والمكان والأشخاص المعنيين.
- عدم التحدث بمحادثات شخصية في المكتب: إذا كان يجب عليك إجراء مكالمة هاتفية شخصية خلال فترة العمل، فحاول ألا تجرِ هذه المكالمة على مكتبك حرصًا على عدم سماع الآخرين لحديثك، حيث يمكن أن يؤدي ذلك إلى تشتيت انتباه زملاء العمل القريبين منك، فهناك العديد من الأماكن لإجراء المكالمة الهاتفية مثل غرف الاجتماع، قد يكون من الجيد الخروج من مكان العمل.
- الابتعاد عن العواطف في المكتب: يجب ترك المشاعر الشخصية خارج العمل، وإذا كان هنالك شيء ما في مكان العمل يقوم بإزعاجك فقم بالتواصل مع قسم الموارد البشرية أو المشرف الخاص بك لحلها حتى لا تتعارض مع عملك.
- عدم الخوف من طرح الأسئلة: يساعد طرح الأسئلة في توضيح التوقعات والابتعاد عن إتمام مشروع بأكمله بشكل خاطئ، خصوصًا إذا لم تكن مدعومًا بالخبرة أو المهارة، لذلك اطرح أسئلتك بشكل جيد، وتأكد من الاستماع جيدًا للإجابة.
- الابتعاد عن النميمة: تعتبر النميمة من الأخطاء الأساسية للعمل المكتبي، إذ يمكن أن تجعلك شخصًا لا يمكن الوثوق به أو شخصًا يمكن اعتباره غير جيد، وهذا لن يدعمك في الوصول إلى أهدافك المهنية.
- عدم الرد على المسؤول في العمل: يجب إظهار الاحترام للمسؤول في العمل، ولكن هذا لا يعني أنك لا تستطيع الاختلاف معه حول الجوانب الوظيفة أو المشروع أو استراتيجية الشركة، إذ عليك أن تشعر بالحرية في مشاركة الأفكار أو المخاوف إذا كانت لديك بطريقة مناسبة دون سخرية أو تعجرف.
أهمية الإتيكيت الوظيفي
تساعدنا الآداب في معرفة كيفية التعامل مع الآخرين ومن هنا نذكر أهمية الإتيكيت الوظيفي:[١٢]
- يساعد الإتيكيت الوظيفي في معرفة كيفية التصرف وسلوك أنفسنا في بيئة العمل.
- لا يتعلق الإتيكيت الوظيفي بأن تكون شخصا مثاليًا، كما لا يتعلق بالطبقة الاجتماعية أو مهنتك أو مستواك الاجتماعي أو مستوى تعليمك.
- يجعل الإتيكيت الوظيفي الناس يشعرون بالارتياح نحوك، ويظهر بأنك تقدر الآخرين وتحترمهم.
- يقوم الإتيكيت الوظيفي بتعزيز اللطف والاحترام والتواضع.
- يمنح الإتيكيت الوظيفي الموظف والمسؤول الثقة للتعامل مع المواقف المختلفة في الحياة، كما يمنح المهارات الحياتية.
- يعزز الإتيكيت الوظيفي صورتك الفردية، ويقضي على السلوك غير اللائق.
- يساعدنا الإتيكيت الوظيفي على التفكير في سلوكنا، ويساعدنا على إدراك مشاعر الآخرين وحقوقهم.
- تساعدنا الآداب على التعايش مع الآخرين، وتعزز الاحترام.
- يعزز الإتيكيت الوظيفي احترام التعامل بين الناس من جميع الثقافات.
- يساعد الإتيكيت الوظيفي على التحلي بالأخلاق، ولا يقتصر فقط على قول "من فضلك" و"شكرًا"، بل يتعلق الأمر بكيفية تقديم نفسك وكيفية الحديث المناسب.
المراجع
- ↑ "business-etiquette.", career.vt, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ "professional-etiquette", inside.ewu, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ "professional-etiquette", inside.ewu, Retrieved 7/7/2021. Edited.
- ↑ "/business-etiquette", everhour.com, Retrieved 7/7/2021. Edited.
- ↑ "/business-etiquette", everhour.com, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ "/business-etiquette", everhour.com, Retrieved 7/7/2021. Edited.
- ↑ "Etiquette of direct communication with the manager and the origins of meetings with management", sci.uobasrah, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ "professional-relationships", pharmacistsupport, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ "/young-professional-training/teamwork-skills-young-professional", youthemployment, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ^ أ ب "types-business-etiquette", blog.hubspot, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ "workplace-etiquette", northeastern, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
- ↑ "/why-do-we-need-etiquette", polishedmanners, 7/6/2021, Retrieved 7/6/2021. Edited.
